Главная » Должностная инструкция секретаря
Должностная инструкция секретаря |
1. Общие положения 1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей. 1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании. 1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel). 1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности: - законодательными актами РФ; - Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; - приказами и распоряжениями руководства; - настоящей должностной инструкцией. 2. Должностные обязанности секретаря Секретарь выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. 2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. 2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя. 2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы. 2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. 2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. 2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы. 2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. 3. Права секретаря Секретарь имеет право: 3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании. 3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании. 3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции. 4. Ответственность секретаря Секретарь несет ответственность: 4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей. 4.2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности. 4.3. За причинение материального ущерба организации. 4.4. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации. 4.5. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности. Мера ответственности определена действующим трудовым и гражданским законодательством РФ. |
|
|
| Всего комментариев: 0 | |