Главная » ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ АДМИНИСТРАТОРА ОФИСА
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ АДМИНИСТРАТОРА ОФИСА |
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ АДМИНИСТРАТОРА ОФИСА УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ____________________ I. Общие положения 1. Администратор офиса относится к категории специалистов. 2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее среднее образование и опыт хозяйственной и административной работы не менее 1 (одного) года. 3. Администратор офиса должен знать: 3.1. Расположение офисных помещений. 3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса. 3.3. Правила и методы организации работы офиса. 3.4. Сферу деятельности работников офиса. 3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе. 3.6. Стандарты делопроизводства. 3.7. Принципы организации снабжения офиса. 3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения. 3.9. Техническое оснащение офиса. 3.10. Правила пользования оргтехникой. 3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения. 3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии. 3.13. Правила внутреннего трудового распорядка. 3.14. Основы трудового законодательства. 3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. 4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации. 5. Администратор офиса подчиняется непосредственно Начальнику АХО. 6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. II. Должностные обязанности Администратор офиса: 1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами). 2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса. 3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги. 4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям. 5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса. 6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе. 7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ. 8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты. 9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта. 10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками. 11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.). 12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей. 13. Ведет учет посетителей. 14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. 15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. 16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.). III. Права Администратор офиса имеет право: 1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями. 2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом. 3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей. 4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции. 5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей. IV. Ответственность Администратор офиса несет ответственность: 1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации |
|
Всего комментариев: 0 | |